نصائح لإدارة الوقت تزيد الإنتاجية
- 1-قم بعمل جدول زمني وتمسك به
- يستخدم معظم الناس تقويم العمل لجدولة الاجتماعات والفعاليات. ومع ذلك، يمكنك أيضًا استخدامه لتحجيم الوقت للعمل على المهام. بالإضافة إلى حثك على العمل في فترة زمنية محددة، يتيح ذلك للآخرين معرفة متى لا تريد أن يتم الإزعاج، مما يقلل من الانحرافات التي تقلل الإنتاجية. يمنح جدولة المهام لك الحرية لكتم الصوت على هاتفك وإغلاق تطبيق البريد الإلكتروني لأن وقتك محجوز بوضوح.
- 2-حدد التوقعات والمواعيد النهائية بوضوح
- عند جدولة المهام ، يصبح من السهل عليك إخبار الآخرين متى يمكنهم توقع اكتمال العمل. تحديد المواعيد النهائية لكل مهمة هو طريقة رائعة لضمان عدم سقوط العناصر باستمرار إلى أسفل قائمة المهام الخاصة بك. على الرغم من أن الأولوية مهمة ، فإن تجاهل المهام غير العاجلة بشكل مستمر هو طريقة مؤكدة لخلق إجهاد غير ضروري لنفسك في المستقبل. من المشترك بين الناس أنهم يتجهون بشكل طبيعي للعمل على المهام التي تم تعيينها مؤخرًا ، لكن هذا ليس دائمًا النهج الأفضل.
إذا كانت قائمة المهام تتضمن مهامًا كبيرة مكونة من عدة خطوات أو مشاريع كاملة، يمكن أن تشعر بالإحباط حتى أكثر المحترفين خبرة. تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة يجعلها أكثر إدارة ويتيح لك الشعور بالتقدم المستمر حيث تقوم بتحقيق كل خطوة تتحقق منها.
3 خذ فترات استراحة
تعتبر إدارة الوقت مهارة يمكن تعلمها وتدريبها وتطويرها، وكأي مهارة أخرى، يتطلب تحسينها بذل الجهود وخاصةً لأن التحسين في إدارة الوقت يتطلب غالباً تعلم سلوكيات جديدة. ومع ذلك، فإن الجهد المبذول يستحق العناء لأنه عندما يتم إدارة الوقت بشكل جيد، يمكن أن تكون أكثر إنتاجية وأداء عالي المستوى. عمل على هذه العادات الخمس لإدارة الوقت لإنشاء المساحة التي تحتاجها لإكمال المزيد من العمل في اليوم.
للحصول على أقصى استفادة من هذه العادة، جدولة مهامك حول الأوقات التي تميل فيها إلى أن تكون الأكثر إنتاجية. تأكد من البدء في كل يوم بالنظر إلى جدولك، وليس بالقفز على أول مهمة يطلبها شخص ما.
إذا كنت مديرًا ، فحدد التوقعات بوضوح حول المواعيد النهائية واعمل مع موظفيك لمساعدتهم على تحديد أولويات المهام. عند تعيين المهام ، ابلغ الموظفين عندما تتوقع أن يتم العمل وكم من الوقت يستغرق مهمة معينة حتى يتمكنوا من إدارة وقتهم بشكل أفضل.
4 تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة:
يجب أن تتضمن جدول أعمالك فترات استراحة. حدد وقتها بالفعل على التقويم حتى يتم تذكيرك بأنك بحاجة إلى وقفة خلال اليوم. كما أنه من المهم التعرف على حاجتك لفترة استراحة، سواء كانت مجدولة أم لا. تأخذ فترة استراحة قصيرة حتى لو كانت لمدة 10 دقائق فقط تسمح لك بالعودة إلى عملك وأنت تشعر بالانتعاش وتركيز أكبر.
يمكن أن يكون من الصعب على الموظفين الشعور بالراحة أثناء الفترة العملية، خاصة في ثقافة العمل التي تقدر الانشغال. ومع ذلك، فالانشغال ليس نفس الإنتاجية. يمكن أن تزيد الفترات القصيرة والمتكررة من الراحة من الإنتاجية وتتيح لك القيام بمزيد من العمل في يومك.
5-قم بتحرير قوائم وتحديد أولويات المهام
إن كنت تفضل استخدام تطبيق أو القلم والورق، فإن القوائم تمثل تذكيرًا بصريًا رائعًا لما يجب القيام به والمهام التي يجب أن تحظى بأولوية. يمكن استخدام العديد من القوائم لمشاريع مختلفة أو المهام الشخصية، حيث تجعل العملية أكثر سهولة في التحول بينها والتركيز على المهام الحالية.
تذكر أن القوائم لا تعمل إذا لم تستخدمها بشكل فعال. لا يكفي كتابة القائمة ولاحقًا عدم الرجوع إليها. حافظ على قوائمك مرئية طوال اليوم حتى تتمكن من تحديد المهام التي تم الانتهاء منها والتركيز على المهام القادمة. كلما كانت مهامك أكثر تحديدًا، كلما كان الأمر أسهل لك للتعامل معها، لذلك استخدم الأفعال الواضحة لتحفيز النشاط المناسب.